當我們在cPanel控制台新增公司信箱後，通常會把這信箱設定到電腦或手機的收發信軟體(例如: Outlook、Thunderbird、Gmail App)，方便我們收信和寄信。但是設定時，你可能會看到IMAP、POP3和SMTP這三個功能，簡短的說，IMAP和POP3是指收信，而SMTP是指發信。
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收信協定: IMAP和POP3
我們在設定收信時，會看到IMAP和POP3，而且一定得選擇一個，那兩者差異在哪? 該怎麼選擇?
POP3
POP3的全名是Post Office Protocol – Version 3。舉例來說，我們在電腦上安裝Outlook，並設定POP3收信。當電腦連上網、Outlook連上主機後，Outlook會把主機上的信件下載到電腦上。
- 透過電腦上的Outlook將主機上的信件下載到電腦上，如果Outlook沒有特別設定，Outlook不會將主機上的郵件刪除。
- 如果我們也會用手機上的Outlook App收信，相同的郵件會再被下載一份到手機上。
- 如果在電腦上刪除某3封信件，主機和手機上的郵件不受影響、不會同時被刪除。
IMAP
IMAP的運作方式比較不一樣，他會同步電腦和主機上的郵件。
- 舉例來說，你使用Outlook把10封信下載到電腦上，你看完信後，將其中的兩封信刪除，這個狀態會被同步到主機上、主機上的這兩封信也會被刪除。
- 如果你在手機的Outlook App也是設定IMAP收信，那手機就也只會看剩下尚未被刪除的八封信。
POP3和IMAP的優缺、比較
- 同步不同手機電腦: 如果你希望不同設備間能同步相同的信件(例如你的手機跟電腦)，那IMAP會比較適合你。
- 佔主機空間: 如果你用IMAP的方式來收信，主機和電腦上的郵件會同步，如果你把信收到電腦後需要留著、不能刪除，這樣就比較會佔用主機上的空間。
- 手機和電腦上想保留所有郵件、但不佔主機空間: 這樣就只能選擇POP3的收信方式，並在收發信軟體(例如Outlook)上設定自動刪除N天前(例如7天前)的郵件。如此一來，當你的電腦收下郵件後，你當下從電腦上刪除了某幾封信，並不會同時將這幾封信由主機上刪除，所以手機上也能正常下載所有的信件。而你的電腦會再刪除主機上N天前(例如7天前)的郵件，這樣主機上就不會被舊的信件佔用空間。
該選擇IMAP還是POP3
任何選擇、方案，沒有絕對的優點是好處，只能選擇比較適合自己的解決方案。
- 如果你們希望主機上也能保留相同信件，方便手機、電腦、webmail都可以一起查看信件，那IMAP會比較適合。
- 如果你們不想花太多錢在信箱、主機的費用，就得避免存放太多郵件於主機上。若選擇IMAP的方式，在電腦或手機上看完信件後，就盡可能刪除。若選擇POP3的方式，記得設定自動刪除主機上N天前(例如7天前)的郵件。
發信協定: SMTP
相較於IMAP和POP3是在討論如何把郵件收到電腦上，但我們總需要把信寄出去吧? 而這發信、寄信的功能就是SMTP，SMTP的全名是Simple Mail Transfer Protocol(簡單郵件傳輸協定)。我們在Outlook或Thunderbird上設定SMTP主機和登入資訊，就是設定當我們要寄出郵件時，會透過這個SMTP主機幫我們把郵件傳送到收件者的郵件主機。